Efficiënter inplannen van feedbackgesprekken met studenten

30 mei 2013 door ICTO TEAM
Rudy Negenborn (3mE)

Als docent binnen de masteropleidingen ‘Transport, Infrastructure & Logistics’ en ‘Mechanical Engineering’ spreek ik de studenten die ik begeleid regelmatig in persoon of via een webcam. Om de vele afspraken efficiënter in te plannen, wilde ik de mogelijkheden van ICT beter benutten.

Projectbeschrijving

Voor het vak ‘Control for Intelligent Transport Infrastructures’ (ME1604) voeren de meer dan 80 studenten een project uit in groepen van vier. Elke project heeft een eigen focus, maar doorloopt altijd drie fasen: systeemdefinitie, centrale besturing en gedistribueerde besturing. Het begeleiden van de drie fasen kan op verschillende manieren:

  1. Geen structuur in de begeleiding aanbrengen en de studenten hun gang laten gaan. Het initiatief voor het stellen van vragen of opnemen van contact in het geval van problemen ligt dan volledig bij hen. Het kan gebeuren dat studenten geen feedback vragen of tot het einde wachten met het uitvoeren van het project, om dan tot het inzicht te komen dat er niet genoeg tijd meer is. Op dat moment kan een piek in het aantal verzoeken voor feedback optreden. Niet optimaal voor student noch docent.
  2. Een strikte structuur aanbrengen zodat ik met elke groep wekelijks een uur lang de meest recente ontwikkelingen kan doornemen. Ik moet dan met de groepen elke week een tijdstip en dag afspreken. Omdat ik vooraf niet weet wat de vragen van de studenten zullen zijn moet ik een een uur tijd inruimen, genoeg om alles te bediscussiëren. Dit is optimaal voor studenten, maar voor de docent is er bij zo’n groot aantal groepen geen tijd meer om aan andere werkzaamheden toe te komen. En als er al tijd over is, zijn dit minuten tot kwartieren gefragmenteerd over de dag, omdat niet in alle gevallen het volledige uur besproken wordt. Studenten hebben bovendien niet elke week behoefte aan een bespreking en het systeem kan als ‘schools’ worden ervaren. Het is lastig om met zo’n gefragmenteerde tijdsindeling werkzaamheden te verrichten waarvoor concentratie en focus nodig is. Niet optimaal voor de docent.
  3. Een andere mogelijkheid is om tussen de eerste twee opties in te gaan zitten. Geen wekelijkse bijeenkomst, maar een bijeenkomst op de meest belangrijke momenten: net nadat de studenten hebben nagedacht over de implementatie van een fase. Het is dan op voorhand duidelijk wat er gaat worden besproken en studenten krijgen tussen de feedbacksessies de vrijheid om eigen invulling aan het project te geven. De feedbacksessies zelf worden efficiënter, aangezien vooraf al duidelijk is wat er besproken moet worden. Hierdoor is een bespreking van een uur niet noodzakelijk. Docent kan tijdsblokken aangegeven waarin studenten voor feedback op bepaalde aspecten langskomen; studenten kunnen zelf kiezen wanneer het hen (binnen de aangegeven blokken) het beste uitkomt.

Evaluatie

In dit Grassroots-project heb ik een ICT-oplossing voor de derde optie ontwikkeld, waardoor mijn tijd minder zal worden gefragmenteerd. Voor en na de gesprekken kan ik me dan concentreren op andere werkzaamheden. Studenten weten precies waar ze aan toe zijn, op welke momenten ze vragen kunnen stellen en feedback kunnen krijgen over welke onderwijsonderdelen. Daarnaast hebben ze de vrijheid om zelf invulling te geven aan het project.

Omwille van efficiëntie wilde ik graag alle communicatie met studenten via Blackboard laten plaatsvinden, zonder gebruik te maken van e-mail, Excel-sheets, Google Docs, fysieke intekenlijsten, etc. Ik heb onderzocht welke mogelijkheden van Blackboard ik kon inzetten. Dit was de context:

  • Het project is in drie fases verdeeld. Elke fase richt zich op een specifiek onderwerp en sluit aan bij specifieke leerdoelen. Om de studenten te ondersteunen bij het zich eigen maken van de onderwerpen, zijn er drie feedbackmomenten, steeds nadat de studenten een aantal weken aan een fase hebben gewerkt. Voor elk van de feedbackmomenten heb ik op vaste dagen tijdblokken gereserveerd.
  • Studenten ontvangen feedback op een specifiek deel van het project, en alleen wanneer zij daadwerkelijk aan dat deel van het project hebben gewerkt. De kern van de door mij gebruikte oplossing bestaat uit de volgende onderdelen:
  • Blackboard Groupset ‘Project Groups’, waarin 22 projectgroepen zijn aangemaakt, elk met 4 studenten. Studenten worden bij aanvang van het vak via een Blackboard Announcement uitgenodigd om zich in te schrijven.
  • Blackboard Groupset ‘Timeslots for Feedback Session X’ (met X = 1, 2 of 3), waarin minimaal 25 groepen zijn aangemaakt met als naam een specifieke datum en tijdsblok voor feedback. Het maximum aantal deelnemers (groepen) van zo’n tijdsblok is 1.
  • Blackboard Assignments voor het indienen van drie deelrapportages, één per fase, waarin de ideeën van de groep met betrekking tot de actuele fase worden beschreven. Door de periode waarbinnen de assignments voor de groepen zichtbaar zijn te beperken, kunnen vóór het plaatsvinden van feedback sessie 1 alleen de documenten voor fase 1 van het project kunnen worden ingediend; dat vervolgens tot het plaatsvinden van feedback sessie 2 alleen de documenten voor fase 2 van het project kunnen worden ingediend; en dat tenslotte tot het plaatsvinden van feedback sessie 3 alleen de documenten voor fase 3 van het project kunnen worden ingediend.
  • Blackboard Self Enrollment waarmee studenten zich kunnen inschrijven voor een groep in een van de timeslot groups.
  • Blackboard Adaptive Release om ervoor te zorgen dat de link waarmee een student zich namens zijn projectgroep kan inschrijven voor feedback op een specifieke fase van het project pas zichtbaar wordt gemaakt nadat die groep de documentatie voor dat specifieke deel van het project heeft ingediend. Voorafgaand aan een feedbacksessie kan ik als docent gemakkelijk een overzicht printen van de studenten die zich per tijdsblok hebben ingeschreven.

Onderstaande afbeeldingen geven een overzicht van de gebruikte Blackboardonderdelen.

Groupsets

Figuur 1. Groupsets voor de gekozen oplossing.

Figure 2. Opzetten van de groepen in de groupset ‘Project Groups’.

Figuur 3. Groepen in de groupset ‘Time Slots Feedback Session 1’.

Assignments

Figuur 4. Assignment information voor Assignment ‘Submit here the draft report of Project Part 3: Distributed control’.

Figuur 5. Availability details van Assignment ‘Submit here the draft report of Project Part 3: Distributed control’.

Figuur 6. Ontvangers van Assignment ‘Submit here the draft report of Project Part 3: Distributed control’.

Self Enrollment

Figuur 7. Informatie met betrekking tot de Self Enrollment sheet voor groep ‘Time slots Feedback Session 3’.

Figuur 8. Enroll settings voor de Self Enrollment sheet voor ‘Time slots Feedback Session 3’.

Adaptive Release

Figuur 9. Date details voor adaptive release van de Self Enrollment sheet voor ‘Time slots Feedback Session 3’.

Figuur 10. Membership options voor Adaptive Release van de Self Enrollment sheet voor ‘Time slots Feedback Session 3’.

Figuur 11. Grade options voor de Adaptive Release van de Self Enrollment sheet voor ‘Time slots Feedback Session 3’.

Afsprakenoverzicht

Figuur 12. Overzicht van het programma voor ‘Time slots Feedback Session 3’.

De manier van werken zoals hierboven weergegeven is mij en de studenten erg goed bevallen. Ik ben van plan om volgend jaar op deze manier door te gaan en kan andere docenten van vakken met veel studenten aanraden dezelfde aanpak te overwegen.
Een punt dat nog verder kan worden ontwikkeld is de inschrijving van studentgroepen op tijdblokken. Op dit moment moet ik er als docent op aandringen dat slechts één student per groep zich voor een tijdsblok moet inschrijven; het is (nog) niet mogelijk om dit aantal automatisch te begrenzen of om gehele groepen te laten inschrijven.
Daarnaast verdient het aanbeveling om Blackboard SafeAssign ook beschikbaar te maken op groepsniveau (alleen de Assignment is op groepsniveau beschikbaar).

Tips voor collega’s

  • Bepaal tijdig op welke dagen je tijd vrijmaakt voor het geven van feedback en reserveer alvast een ruimte (bij voorkeur dezelfde) voor het houden van de sessies. Plan de gesprekken niet direct opvolgend maar reserveer ook momenten waarop er geen gesprek zal plaatsvinden. Voor mij werkte series als deze prima: 30 minuten pauze; 2 x 30 minuten gesprekken; 60 minuten pauze.
  • Begin ruim van tevoren met het opzetten van de relevante Blackboardcomponenten, waarbij je goed let op de data waarop componenten zichtbaar worden voor studenten en waarop die componenten weer onzichtbaar worden.
  • Bepaal van tevoren welke aspecten per deel van het project belangrijk zijn. Reserveer tijd om de documenten die de groepen indienen door te nemen en te bepalen in welke mate die aspectenzijn opgepakt en/of nog meer aandacht vragen. Het kan hierbij erg nuttig zijn om als referentie een grading rubric te gebruiken.
  • Communiceer aan het begin en gedurende het vak de manier van werken en feedback geven (dat er projectgroepen zijn, dat er X feedbacksessies zijn, dat een groep in aanmerking komt voor feedback nadat een document over een deel van het project is ingediend via Blackboard, wat de data zijn voor het indienen van documenten en feedbacksessies). Neem deze manier van werken ook op in de beschrijving van het project.
  • Overweeg om de groepen een samenvattend eindrapport via Blackboard SafeAssign te laten indienen en om op eenzelfde manier afspraken te laten plannen voor zowel de eindgesprekken als de tussentijdse feedbacksessies. Door een groot aantal mogelijkheden in de tentamenweek aan het einde van een kwartaal aan te bieden, kunnen studentengroepen zelf bepalen wat het juiste moment is (gezien tentamens voor andere vakken).

Meer informatie

Docent: Rudy Negenborn (3mE); e-mailadres: r.r.negenborn@remove-this.tudelft.nl
Jaargang: 2013–2014

© 2017 TU Delft

Metamenu